Tämä on Kirjoittavat Generalistit Oy:n henkilötietolain (10 ja 24 §) ja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste. Laadittu 30.9.2020. Viimeisin muutos 30.9.2020.

1. Rekisterinpitäjä

Kirjoittavat Generalistit Oy

Luhdantie 12, 03220 Tervalampi

Y-tunnus: 2961113-9

2. Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö

Sinikka Tierna

sinikka@generalistit.fi

040 555 2838

3. Rekisterin nimi

Asiakas- ja markkinointirekisteri

4. Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle on rekisterinpitäjän oikeutettu etu perustuen asiakassuhteisiin. Toimintamme viestintä- ja markkinointiviestintäpalveluja sekä käännöspalveluja tarjoavana yrityksenä edellyttää asiakastyötehtävien suorittamiseen, todentamiseen ja raportointiin samoin kuin myyntiin ja markkinointiin liittyvien työroolipohjaisten henkilötietojen keräämistä, käsittelyä ja säilyttämistä.

Asiakas- ja markkinointirekisterin tarkoituksena on asiakassuhteen hoitaminen asiakkaan ja Kirjoittavat Generalistit Oy:n välillä sekä Kirjoittavat Generalistit Oy:n palvelujen myynti ja markkinointi potentiaalisille asiakkaille ja yhteistyökumppaneille. (Henkilötietolaki § 8).

Asiakas- ja markkinointirekisterin henkilötietoja ylläpidetään ja poistetaan tietokannoista manuaalisella päivityksellä. Tietoja ei käytetä automatisoituun päätöksentekoon tai profilointiin.

5. Rekisterin tietosisältö

Rekisteriin tallennettavia tietoja ovat: nimi, asema, yritys/organisaatio, sähköpostiosoite, puhelinnumero, osoite, www-sivustojen osoitteet, verkkoyhteyden IP-osoite, sivustokäyttäytyminen ja analytiikka, tiedot tilatuista palveluista ja niiden muutoksista, tunnukset/profiilit sosiaalisen median palveluissa, laskutustiedot sekä muut asiakassuhteeseen ja tilattuihin palveluihin liittyvät tiedot. Tietoja säilytetään niin kauan kuin se liiketoiminnallisessa mielessä on tarpeellista.

Kirjoittavat Generalistit voi ottaa vapaasti yhteyttä annettujen yhteystietojen perusteella. Se ei luovuta tai myy henkilötietoja edelleen ulkopuolisen, kolmannen tahon vapaaseen käyttöön. Kirjoittavat Generalistit voi kuitenkin omaa myynti- ja markkinointityötään varten luovuttaa henkilötietoja yhteistyökumppaneille sekä tallentaa henkilötietoja verkkopalvelun ulkopuoliseen sovellukseen tai palveluun, kuten sähköpostiviestintäohjelmistoon tai asiakkuudenhallintaohjelmistoon. Kirjoittavat Generalistit säilyttää tietoja niin kauan kuin se liiketoiminnallisessa mielessä on tarpeellista. Käytetyt sovellukset ja palvelut voivat sijaita myös EU:n ulkopuolella. Käyttäjällä on milloin tahansa oikeus pyytää omien tietojensa poistamista tai saada omat tietonsa itselleen.

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan asiakkaalta mm. www-lomakkeilla lähetetyistä viesteistä, sähköpostitse, puhelimitse, sosiaalisen median palvelujen kautta, sopimuksista, asiakastapaamisista ja muista tilanteista, joissa asiakas luovuttaa tietojaan.

7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta säännönmukaisesti muille tahoille, paitsi Suomen viranomaistoimien niin edellyttäessä. Kirjanpitoaineisto luovutetaan kirjanpitäjälle. Tietoja voidaan julkaista siltä osin kuin niin on erikseen sovittu asiakkaan kanssa. Emme kerää, käsittele tai säilytä työmme suorittamisen kannalta tarpeetonta henkilötietoa.

Voimme kuitenkin omaa myynti- ja markkinointityötämme varten luovuttaa henkilötietoja yhteistyökumppaneillemme sekä tallentaa henkilötietoja verkkopalvelun ulkopuoliseen sovellukseen tai palveluun, kuten sähköpostiviestintäohjelmistoon tai asiakkuudenhallintaohjelmistoon. Käytetyt ohjelmistot voivat sijaita myös EU:n ulkopuolella. Rekisterissä olevalla henkilöllä on aina oikeus pyytää omien tietojensa poistamista tai saada omat tietonsa itselleen.

Emme luovuta tietoja EU:n tai ETA:n ulkopuolelle säännönmukaisesti edellä mainittua mahdollista käyttötarkoitusta lukuun ottamatta. Poikkeustilanteissa toimimme henkilötietolain mukaisesti.

8. Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta, ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Kun rekisteritietoja säilytetään internetpalvelimilla, niiden laitteiston fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden työntekijöiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu.

9. Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista

Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).

10. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamiseen rekisteristä (”oikeus tulla unohdetuksi”). Niin ikään rekisteröidyillä on muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa. Pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).